一頁式專案管理

最近開始進入接案階段，想說回頭整理一下流程，順便重新啟用之前必備的專案管理工具 Ora，沒想到一打開首頁才發現它已經被 ClickUp 收購了，並且原有功能不再維護。

沒有免費又好用的看板管理軟體，簡直是晴天霹靂！於是我開始尋找替代方案。

基本需求

• 具備看板功能
• 可計時並統計每項工作的執行時數，且能輸出報表
• 每個任務可設定預估時間
• 有文件系統整合專案資料

透過 AI 與 Google 大海撈針後，測試了不少工具，發現幾乎都不是功能不足，而是功能太多以及計費方式不適合，按照「使用者人數」計價對小團隊來說壓力其實不小。

就在這時，我想到其實以前就是用 Notion 在做專案管理的，於是花了一個上午，成功把所有需要的功能與資訊整合到一個 Notion 頁面中。

OnePage Project 專案管理範本

這個範本的概念很簡單：一頁搞定所有專案資訊。包含以下四個區塊：

1. 看板系統

用簡單直觀的方式呈現任務流程，包括待辦清單、需求確認、進行中等流程，可以直觀地看到所有工作事項的進度。

每個工作項目可以設定：指派人、預計完成時間，也能設定任務類型像是 Feature、Fix、Bug。還另外準備了一個日曆的檢視模式，當每週一跟客戶確認本週預計完成進度時，可以把需要在本週完成的工作項目於日曆中安排好。

2. 時數紀錄

Notion 本身並沒有計時功能，我找到網路上的教學，知道可以用按鈕來觸發「開始時間」與「結束時間」欄位的寫入。在開始執行任務時，按下「開始計時」按鈕，系統會自動產生一筆時數資料，任務結束後按下「停止計時」，系統會自動計算時數。

透過這種方式，在看板模式下就能很明確地知道該任務花了多少時間，以及與預估時間之間的差異。

3. 相關文件

所有專案相關資料都能集中管理：與客戶的會議記錄、主機與帳密資訊、客戶提供的素材與需求文件。Notion 的彈性結構讓我可以把整個專案的背景脈絡、文件紀錄與任務本體，全部整合在同一畫面中。

4. 任務統計圖表

加上了圓餅圖與長條圖，幫助客戶更直觀地理解哪些任務最花時間與整體預算消耗情況。

新專案的建立流程

在估時階段，先將客戶的需求拆解為多個工作項目，並且預估每個項目的子工作時數。透過 Notion 的「轉換區塊」功能，將文字區塊直接轉換為資料庫頁面，而不需要逐筆輸入。

Notion 雖然不是傳統意義上的專案管理工具，但它的自由度與整合性，反而更適合靈活、彈性高的小團隊，而且省下不必要的授權費或人頭月費。